Guide
WhenMeets 사용 가이드
WhenMeets는 회원가입 없이 누구나 쓸 수 있는 한국어 기반 그룹 일정 조율 도구입니다. 이 페이지에서는 기본 사용법, 두 가지 모드(시간 슬롯, 날짜만), 결과 해석, 보안 옵션, 그리고 Timeful과 When2meet 같은 비슷한 도구와의 차이까지 한 번에 정리합니다.
1. 빠른 시작 (1분)
호스트(이벤트 만든 사람)와 응답자(참여자)의 동선이 분리되어 있습니다. 호스트는 1분, 응답자는 30초면 끝나도록 설계되어 있습니다.
- ① 이벤트 만들기. 홈에서 이벤트 만들기 버튼을 누르고 제목, 후보 날짜, 시간대를 입력합니다. 가능 시간 표시 방식(가능한 시간 표시 vs 안 되는 시간 표시)도 이때 선택할 수 있습니다.
- ② 링크 공유. 만들기 직후 표시되는 링크를 카카오톡, 슬랙, 메신저, 이메일 어디든 복사해서 공유합니다. 응답자는 가입 없이 바로 들어옵니다.
- ③ 응답. 각자 이름만 입력하고 가능한 시간을 드래그합니다. 모바일에서는 길게 눌러 드래그하면 한 번에 여러 슬롯을 표시할 수 있습니다.
- ④ 결과 확인. 호스트와 응답자 모두 같은 페이지에서 실시간으로 결과 히트맵을 봅니다. 가장 진한 셀이 모두에게 가능한 시간입니다.
2. 캘린더 모드와 요일 모드
이벤트를 만들 때 후보 날짜를 두 가지 방식으로 입력할 수 있습니다. 어떤 모드를 쓸지는 모임의 성격에 따라 다릅니다.
캘린더 모드 (특정 날짜)
구체적인 날짜를 콕 집어 후보로 받는 방식입니다. "7월 4일, 5일, 11일, 12일 중에서"처럼 특정 주말이나 연휴를 잡을 때 사용합니다. 결혼식 후 동창회, 명절 가족 모임, 일회성 행사에 적합합니다.
요일 모드 (반복 가능 시간)
월, 화, 수, 목, 금, 토, 일 중에서 후보 요일만 표시합니다. 매주 가능한 요일과 시간을 묻는 방식이라 스터디 그룹, 동호회 정기 모임, 운동 파트너처럼 반복되는 일정에 적합합니다.
3. 시간 없는 날짜만 모드
명절 연휴, 여행 일정, 종일 행사처럼 시간 단위가 의미 없는 경우엔 시간 슬롯 자체를 빼고 가능한 날짜만 받을 수 있습니다. 이벤트 만들 때 시간 없이 날짜만 옵션을 켜면 됩니다.
응답 화면도 시간 그리드가 아니라 캘린더 그리드로 바뀝니다. 손가락 한 번에 한 날짜만 탭하면 되므로 중장년층 가족 단톡방에서도 쉽게 응답할 수 있습니다. 추석 가족 모임 사례에서 실제 화면 보기.
4. 결과 히트맵 읽기
결과 화면은 가능 인원에 따라 색의 진하기가 달라지는 히트맵입니다.
- 진한 청록색. 모든 응답자가 가능한 시간. 약속 잡기에 가장 좋은 슬롯입니다.
- 옅은 청록색. 한 명, 두 명이 안 되는 시간. 차선책으로 검토할 수 있습니다.
- 호박색 (If Needed). 꼭 필요하면 가능으로 표시한 사람이 포함된 슬롯. 필요할 때 켜고 끌 수 있습니다.
- 회색. 표시가 한 명도 없는 슬롯. 모임 후보에서 제외합니다.
오른쪽 사이드바에서 응답자를 한 명씩 끄고 켜면, "이 사람만 빠지면 가능한 시간은?"을 즉시 확인할 수 있습니다.
5. 비밀번호와 보안
이벤트는 기본적으로 링크를 아는 사람만 접근하는 비공개 페이지입니다. 검색엔진 크롤러는 차단되어 있고, 링크가 노출되지 않는 한 외부에서 찾을 수 없습니다.
비밀번호 옵션을 켜면 응답 수정 단계에 인증을 추가할 수 있습니다. 첫 응답 시 비밀번호를 설정하면 그 이후로는 같은 비밀번호로만 자기 응답을 수정할 수 있습니다. "누가 내 응답을 임의로 바꾸지 않을까" 걱정되는 공개 단톡방이나 동아리방에서 켜두면 좋습니다.
6. Timeful, When2meet과의 차이
비슷한 그룹 일정 도구로 Timeful(구 Schej)과 When2meet이 잘 알려져 있습니다. 셋 다 같은 "단톡방 일정 조율" 문제를 풀지만 접근법과 강조점이 다릅니다. 광고 마케팅이 아니라 사실 기반으로 정직하게 정리했습니다.
셋 다 공통으로 가지고 있는 것
- 회원가입 없이 응답할 수 있음 (호스트도 가입 선택)
- 한 화면에서 후보 날짜와 시간을 입력하는 단일 폼 (step-by-step 위저드 없음)
- 기본 사용 무료
다른 일정 조율 도구들 중 상당수가 여러 단계 위저드로 시간 입력을 나눠 받지만, 위 세 도구는 모두 한 화면에서 단번에 끝납니다.
WhenMeets와 Timeful이 공통으로 가지고 있는 것
- 모바일 친화 UI와 터치 드래그 (When2meet은 데스크탑 전용)
- 2024년 이후 디자인 (When2meet은 10년 넘게 이어진 옛 UI)
- 대시보드와 폴더로 이벤트를 관리하는 화면
모바일 친화 UI와 대시보드 화면은 WhenMeets와 Timeful 둘 다 갖춘 영역입니다. When2meet 대비 두 도구의 공통 우위입니다.
WhenMeets만 가지고 있는 것
한국어 UI와 한글 요일/날짜 표기
캘린더 헤더가 일, 월, 화, 수, 목, 금, 토로 표기되고, 모든 라벨과 안내 문구가 한국어로 작성되어 있습니다. Timeful과 When2meet은 영어 중심이라 단톡방에 그대로 공유하면 일부 사용자가 적응에 시간이 듭니다.
그리드 셀별 가능 인원수 숫자 표시
결과 히트맵의 각 칸 안에 그 시간에 가능한 인원 수가 숫자로 같이 표시됩니다. 색만 보고 “몇 명일까” 추측할 필요가 없어, 8명 이상 모임에서 모두 가능한 슬롯을 빠르게 골라낼 수 있습니다.
색깔별 가능 인원수 범례 명시
결과 화면 옆에 이 색이 몇 명 가능을 알려주는 범례가 항상 노출됩니다. 단톡방에 결과를 캡처해서 던졌을 때 받은 사람이 색 의미를 즉시 이해할 수 있습니다.
시간 없는 날짜만 모드
명절 연휴, 종일 모임, 여행처럼 시간 단위가 의미 없는 경우 시간 슬롯 자체를 빼고 가능한 날짜만 받을 수 있습니다. 응답 화면이 캘린더 그리드로 바뀌므로 손가락 한 번에 한 날짜 응답이 끝납니다. Timeful과 When2meet은 모두 시간 슬롯이 필수입니다.
비밀번호로 응답 보호
첫 응답 시 비밀번호를 설정하면 그 이후로는 같은 비밀번호로만 자기 응답을 수정할 수 있습니다. 공개 단톡방이나 동아리방에서 “누가 내 응답을 임의로 바꿀까” 걱정될 때 켜두면 좋습니다.
WhenMeets가 빛나는 순간
단톡방에서 빠르게 결정 내고 싶을 때. 모바일에서 그리드 셀별 인원수 숫자까지 보고 싶을 때. 명절처럼 날짜만 받으면 되는 모임에서.
Timeful이 빛나는 순간
직장인 개인 일정 도구로 Google Calendar와 깊게 묶고 싶을 때. 영어 사용 그룹과 외국 동료들과의 일정 조율.
When2meet이 빛나는 순간
익숙한 도구 그대로가 좋고, 데스크탑에서만 쓰는 그룹. 단순 시간 그리드 외 기능이 필요 없을 때.
더 알아볼 필요 없이 1분 만에 시작
가이드를 다 안 읽어도 됩니다. 만들면서 익히는 게 가장 빠릅니다.